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Coluna

5 Dicas para melhorar o controle de férias dos funcionários

04 março 2020 - 15h47

O controle de férias dos funcionários é uma tarefa importante em todas as empresas. Além de garantir que não haja nenhum passivo trabalhista (como a necessidade de pagar em dobro o valor de férias por ter vencido o período concessivo) você também mantém a transparência da organização com os funcionários - item importante na motivação como mencionado nas colunas anteriores.

Dica 1: Obtenha um histórico das férias gozadas

Antes de criar o controle, verifique se existe um histórico pronto. Caso não exista, você deverá criar um. Solicite na sua contabilidade um histórico detalhado dos períodos de férias gozados por seus funcionários. De preferência, solicite um arquivo com as seguintes informações por período de férias concedido (efetivamente descansado pelo funcionário): nome do funcionário; período aquisitivo (de/até); dias de férias gozados.

Dica 2: Defina a política de férias da empresa

Com a reforma trabalhista recentemente aprovada, as férias podem ser divididas em até três períodos. Mas, nenhum deles pode ter duração inferior a cinco dias corridos e pelo menos um deles deve ser maior do que 14 dias corridos. Vale destacar ainda que a divisão das férias nesses períodos pode ser negociada entre o patrão e os colaboradores, mas não pode ser imposta pelo empregador. É preciso que o acordo seja adequado para ambas as partes, por isso a importância do diálogo. Funcionários menores de 18 e maiores de 50 anos, que não podiam ter suas férias divididas, com a nova legislação deixam de ser exceção e podem ter o período parcelado assim como os demais colaboradores. 

Deixar todas essas informações às claras é importante para que todos os colaboradores entendam que nenhum colega está sendo privilegiado e que todos recebem o mesmo tratamento, por meio de uma comunicação transparente e um relacionamento que preza pelo bem-estar coletivo. 

Dica 3: Estabeleça períodos para gozo das férias

Para evitar “dores de cabeça” durante o período de férias dos colaboradores na empresa, é absolutamente fundamental que as férias sejam estabelecidas, sempre, de acordo com a demanda interna da sua organização. Ex: Uma papelaria que atinge o ápice de vendas entre os meses de janeiro e fevereiro, por conta da grande procura por material escolar durante o retorno às aulas, por exemplo, será muito prejudicada se resolver conceder férias a seus vendedores nessa época do ano. O ideal, nesse caso, é que as férias ocorram em outros meses ao longo do ano. Preferencialmente, aqueles nos quais a demanda no estabelecimento é menor e que, consequentemente, há menos circulação de clientes na loja.

Esse foi apenas um exemplo, no entanto, seu princípio é perfeitamente aplicável a qualquer organização, independentemente de seu porte ou segmento de atuação, uma vez que em todas as áreas há períodos nos quais a demanda de trabalho é maior do que em outros, necessitando o time completo para a plena execução das tarefas.

Dica 4: Prepare o grupo para ausências

Quando um funcionário sai de férias, é necessário que alguém assuma as suas atividades para que a empresa não tenha prejuízos no atendimento ao cliente ou nos processos produtivos durante a ausência. Por isso, antes de sair em férias, o colaborador e seu supervisor devem definir qual ou quais colegas ficarão encarregados de suas funções. Assim, se for necessário, essas pessoas podem ser treinadas e preparadas com antecedência. O ideal é que esse treinamento seja feito com pelo menos 15 dias de antecedência, para que o substituto esteja completamente apto para as funções provisórias, sem ter que deixar de executar atividades importantes da empresa por conta de despreparo ou desconhecimento.

Dica 5: Evite sobrecarga nos setores

Outro cuidado que deve ser tomado quando alguém sai em férias é para evitar a sobrecarga nos setores. Afinal, o colaborador que assumir as funções do colega que está em férias não poderá deixar de fazer aquilo que já é sua obrigação, sendo realizado assim um acúmulo de funções. 

Uma ideia interessante para empresas de pequeno e médio porte que tenham poucos colaboradores e que querem evitar a sobrecarga nos setores é a contratação de funcionários temporários. Em alguns casos, se houver demanda após o término das férias, o colaborador substituto pode ser até mesmo efetivado dentro da empresa. Outra solução para essas substituições pode ser a contratação de estagiários, no caso de empresas que contam com o trabalho de estudantes que dedicam seus estudos à área de atuação da organização.

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